Rechnung und HAPAK
Es ist Fakt, ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen.
Was ist eine E-Rechnung:
Eine elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das die herkömmliche Papierrechnung ersetzt. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen kann.
In Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate für KMU.
Bei ZUGFeRD sind strukturierte Daten in einem visuellen Rechnungs-PDF eingebettet.
Die XRechnung setzt fast ausschließlich auf strukturierte Daten vor allem für Behörden.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet aber auch Vorteile für die Unternehmen.
- Kosteneinsparungen bei der Rechnungserstellung durch Reduzierung von Druck- und Versandkosten
- Effiziente Eingangsrechnungs-Verarbeitung. Die Automatisierung des Rechnungsprozesses verringert manuelle Eingriffe, was die Bearbeitungszeit und damit verbundene Kosten deutlich reduziert.
Die CSK Software GmbH ist mit seiner Branchensoftware HAPAK schon seit länger Zeit darauf vorbereitet. Mit den aktuellen Versionen werden die Anforderungen der E-Rechnung bzw. der XRechnung voll erfüllt.
Die E-Rechnung ist ganz einfach erstellt, eine spezielle PDF-Ausgabe (ZUGFeRD) der geschriebenen Rechnung und alle elektronischen Daten sind im PDF eingebettet. Unterstützt werden die Formate Basic bis Extended.
Die Ausgabe einer XRechnung ist etwas komplexer. Da müssen noch spezielle Felder (BT01-BT99) für den Auftraggeber ausgefüllt werden. Die meisten kommen aber direkt aus der geschriebenen Rechnung oder vom Auftraggeber.
Das Einlesen von E-Rechnungen im Rechnungseingang ist genauso einfach. Wenn das PDF (ZUGFeRD) einwandfrei ist, genügt eine Kontrolle und ein Klick zum Verbuchen. Das gilt auch für die XRechnung.